AfA-Rechner Excel fürs Finanzamt

Diese Tabelle gibt der Rechner aus

Der Abschreibungsplan oben besteht aus drei Spalten: dem Kalenderjahr, dem AfA-Betrag dieses Jahres und dem Restbuchwert zum Jahresende. Die erste Zeile weist das Startjahr mit dem monatsanteiligen Betrag aus, die mittleren Zeilen laufen mit der vollen Jahresrate durch, und die letzte Zeile enthält nur noch den Rest, der den Buchwert exakt auf null bringt. Zwei Wege führen von dort in Ihre eigene Datei: der CSV-Download unter der Tabelle, der die Zeilen centgenau liefert, oder das Abtippen der angezeigten Euro-Werte. Nicht zu verwechseln ist dieser Plan mit der amtlichen AfA-Tabelle – die listet betriebsgewöhnliche Nutzungsdauern beweglicher Wirtschaftsgüter von der Küche bis zum Server auf und hat mit der Prozentstaffel für Gebäude nichts zu tun. Welcher Satz hinter Ihren Beträgen steckt, zeigt die Kennzahl über der Tabelle; die Baujahr-Staffel im Detail behandelt unser AfA-Rechner für Immobilien.

Formel 1: Die Jahres-AfA als Produkt zweier Zellen

Der Kern jeder AfA-Tabelle ist eine einzige Multiplikation: Jahres-AfA = Gebäudewert × Satz. Der Gebäudewert in dieser Formel ist der Gebäudeanteil der Anschaffungskosten: der auf das Gebäude entfallende Kaufpreisanteil plus die anteilig darauf entfallenden Nebenkosten für Notar, Grundbuch, Grunderwerbsteuer und Maklerprovision – wer die Nebenkosten vergisst, schreibt jahrzehntelang zu wenig ab. In Excel legen Sie dafür zwei Eingabezellen an – etwa B1 für den Gebäudewert und B2 für den Satz als Prozentwert – und schreiben in die Betragsspalte =B$1*B$2. Die Dollarzeichen fixieren den Bezug, damit die Formel beim Herunterziehen über alle Jahre auf dieselben Eingabezellen zeigt. Bei einem Gebäudewert von 250.000 Euro und einem Satz von zwei Prozent stehen dann in jeder vollen Jahreszeile 5.000 Euro. Der Vorteil dieser Bauweise: Ändert sich eine Eingabe, rechnet die gesamte Tabelle in einem Schlag neu – genau wie der Rechner oben.

Formel 2: Das erste Jahr mit =Jahres-AfA*(13-Startmonat)/12

Im ersten Jahr zählt die AfA nur für die Monate ab dem Startmonat, und dafür gibt es eine kompakte Formel: AfA des ersten Jahres = Jahres-AfA × (13 − Startmonat) / 12. Die 13 wirkt auf den ersten Blick krumm, ergibt sich aber zwingend: Ein Start im Januar (Monat 1) liefert 13 minus 1, also zwölf Zwölftel; ein Start im Oktober (Monat 10) liefert drei Zwölftel. In Excel tragen Sie den Startmonat als Zahl in eine Eingabezelle ein und schreiben in die erste Jahreszeile =B$1*B$2*(13-B$3)/12. Maßgeblich ist beim Kauf der Monat, in dem Eigenbesitz, Gefahr, Nutzen und Lasten übergehen – nicht der Notartermin; bei einem selbst errichteten Gebäude zählt stattdessen der Monat der Fertigstellung. Der Rechner oben weist dieselbe Rechnung als eigene Kennzahl aus, sodass Sie Ihre Formel direkt gegenprüfen können.

Formel 3: Den Restbuchwert fortschreiben

Die dritte Spalte entsteht durch Fortschreibung: Restbuchwert zum Jahresende = Restbuchwert des Vorjahres − AfA des Jahres. In der ersten Zeile ziehen Sie die Erstjahres-AfA vom Gebäudewert ab, ab der zweiten Zeile verweist die Formel schlicht auf die Zelle darüber. Damit die Tabelle am Ende nicht ins Minus läuft, begrenzen Sie die AfA der Schlussjahre mit =MIN(Jahresrate;Restbuchwert des Vorjahres) – die letzte Zeile schreibt dann automatisch nur noch den verbliebenen Rest ab. Ziehen Sie beide Formeln so weit nach unten, bis der Restbuchwert null erreicht; wie viele Zeilen das sind, verrät Ihnen der Plan des Rechners.

LIA und SLN: Was die eingebaute Excel-Funktion kann

Excel bringt für die lineare Abschreibung eine eigene Funktion mit: LIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer), in englischen Versionen SLN. Sie teilt die Anschaffungskosten abzüglich Restwert durch die Nutzungsdauer – LIA(250000;0;50) liefert dieselben 5.000 Euro wie die Multiplikation mit zwei Prozent, weil ein Satz von zwei Prozent einer Dauer von 50 Jahren entspricht. Für die Gebäude-AfA hat die Funktion aber zwei Lücken: Sie kennt kein monatsanteiliges Erstjahr, und sie denkt in Nutzungsdauern statt in den gesetzlichen Prozentsätzen. Praktikabel ist deshalb der umgekehrte Weg: Jahres-AfA über den Satz berechnen, Erstjahr mit der Monatsformel kürzen – und LIA höchstens als Gegenprobe für die volle Jahresrate verwenden.

Die Summenprobe: So prüfen Sie Ihre Tabelle in einer Zelle

Eine AfA-Tabelle kontrolliert sich selbst, wenn Sie eine Prüfzelle einbauen: Die Summe der gesamten AfA-Spalte muss exakt dem Gebäudewert entsprechen, und der Restbuchwert der letzten Zeile muss null sein. In Excel genügt dafür =SUMME(AfA-Spalte)-B$1 – steht dort etwas anderes als null, steckt ein Fehler in einer Formel oder eine Zeile fehlt. Typische Stolperstellen sind ein vergessenes Dollarzeichen, das beim Herunterziehen die Bezüge verschiebt, und ein doppelt angesetztes Erstjahr. Der Rechner oben eignet sich als zweite Kontrolle: Stimmen seine Zeilen mit Ihren überein, ist die Mechanik Ihrer Tabelle dicht.

Centgenau gerechnet, in Euro erklärt: Rundungen einordnen

Hinter den Kulissen führen Excel und der Rechner oben jede Zeile centgenau, in Steuerformularen sind dagegen volle Euro-Beträge üblich. Deshalb zeigt die Tabelle auf dieser Seite gerundete Euro-Werte, während die CSV-Datei die Cent mitliefert – vergleichen Sie Ihre eigenen Formelergebnisse also mit dem Export, nicht mit der Anzeige. Sonst erklären Sie Rundungsdifferenzen von bis zu einem Euro je Zeile zu Fehlern – über alle Jahre summieren sie sich entsprechend. Für die eigene Datei bewährt sich dieselbe Zweiteilung: neben der centgenauen Spalte eine gerundete Anzeige mit =RUNDEN(Betrag;0), die in die Erklärung wandert, während die Fortschreibung intern centgenau weiterläuft. Wichtig ist nur, die beiden Ebenen nicht zu vermischen: Wird mit bereits gerundeten Beträgen fortgeschrieben, wandert die Abweichung Jahr für Jahr mit und die Summenprobe geht nicht mehr auf.

Anlage V: Wo Ihre Tabelle beim Finanzamt ankommt

Gebraucht wird der AfA-Betrag in der Anlage V der Einkommensteuererklärung, bei den Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung. Seit dem Veranlagungszeitraum 2023 ist diese Anlage aufgeteilt: Die klassische Anlage V nimmt bebaute Grundstücke auf, Ferienwohnungen und kurzfristige Vermietung gehören in die Anlage V-FeWo, Sonderfälle wie Grundstücksgemeinschaften oder Untervermietung in die Anlage V-Sonstige. Im ersten Jahr will das Finanzamt nachvollziehen können, wie die Bemessungsgrundlage zustande kommt – hier zahlt sich eine sauber aufgebaute Tabelle aus, in der Gebäudewert, Satz, Startmonat und die Rechnung des ersten Jahres schwarz auf weiß stehen, flankiert von Kaufvertrag und Belegen. In den Folgejahren übertragen Sie schlicht die Zeile des jeweiligen Jahres; der Betrag bleibt gleich, bis sich die Bemessungsgrundlage ändert. Welche Anlage Ihr Fall braucht und was anzusetzen ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Die BMF-Arbeitshilfe: Kaufpreisaufteilung kommt vor dem Plan

Die obersten Finanzbehörden von Bund und Ländern stellen eine eigene Excel-Datei bereit, die das Bundesfinanzministerium veröffentlicht: die Arbeitshilfe zur Kaufpreisaufteilung. Sie beantwortet eine andere Frage als Ihr Abschreibungsplan – nämlich, wie sich ein Gesamtkaufpreis auf Gebäude sowie Grund und Boden verteilt. Die Rangfolge dabei wird oft falsch verstanden: Maßgeblich ist zuerst die Aufteilung in Ihrem Kaufvertrag, solange sie nicht zum Schein vereinbart wurde und die Wertverhältnisse wirtschaftlich haltbar abbildet. Erst wenn eine solche Aufteilung fehlt oder der Prüfung nicht standhält, wird nach Verkehrswerten aufgeteilt, und die Arbeitshilfe dient als typisiertes Hilfsmittel – verbindlich ist sie nicht, wie der Bundesfinanzhof 2020 ausdrücklich festgestellt hat (IX R 26/19). Erst nach diesem Schritt beginnt der AfA-Plan mit dem Gebäudeanteil in der ersten Zelle. Bei einer Eigentumswohnung wird dieser Schritt am häufigsten übersprungen, weil dort kein Grundstück in Sicht ist: Der Bodenanteil steckt im Miteigentumsanteil am Grundstück und ist genauso herauszurechnen wie beim Haus, und eine mit dem Kauf übernommene Erhaltungsrücklage zählt nach verbreiteter Auffassung ebenfalls nicht zu den Anschaffungskosten des Gebäudes. In strittigen Fällen gehört die Aufteilung ohnehin in fachkundige Hände – sie entscheidet über jede einzelne Zeile Ihres Plans.

Wenn sich die Bemessungsgrundlage ändert: Tabelle anpassen, Historie behalten

Ein Abschreibungsplan ist kein Dokument für die Ewigkeit in Stein, sondern eine fortgeschriebene Tabelle: Kommen nachträgliche Herstellungskosten hinzu – etwa ein Anbau oder eine wesentliche Standardhebung –, erhöht sich die Bemessungsgrundlage ab diesem Jahr, und die Jahresrate ändert sich entsprechend. In Excel lösen Sie das am saubersten mit einem Schnitt: Die alten Zeilen bleiben unverändert stehen, ab dem Änderungsjahr rechnet eine neue Formelzeile mit der erhöhten Grundlage weiter, und eine Kommentarzelle hält Datum und Anlass fest. Überschreiben Sie nie die Historie – gerade die alten Zeilen belegen später, welche AfA in welchem Jahr angesetzt wurde. Ob eine Maßnahme die Grundlage erhöht oder sofort abziehbar ist, entscheidet sich steuerlich und gehört vorab zum Berater.

Die letzte Spalte beim Verkauf: Warum sich die Pflege auszahlt

Der Restbuchwert ist die unscheinbarste Spalte der Tabelle – bis zum Tag, an dem Sie verkaufen. Dann liefert die Zeile des Verkaufsjahres auf einen Blick, wie viel vom Gebäudewert steuerlich noch nicht verbraucht ist, und die Summe der bisherigen AfA-Zeilen zeigt, was bereits angesetzt wurde. Zwei Einschränkungen gehören dazu: Im Verkaufsjahr selbst zählt die AfA nur bis zum Monat des Besitzübergangs, die Zeile ist dort also auf Zwölftel zu kürzen; und maßgeblich ist immer die AfA, die Sie tatsächlich geltend machen durften – wer Jahre selbst gewohnt oder nur einen Teil vermietet hat, hat weniger verbraucht, als eine durchgerechnete Tabelle ausweist. Bei einem Verkauf innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist mindert die genutzte AfA die anzusetzenden Anschaffungskosten (§ 23 Abs. 3 Satz 4 EStG) und vergrößert so den steuerpflichtigen Gewinn – eine Zahl, die Ihr Steuerberater ohne gepflegten Plan mühsam rekonstruieren müsste. Wer die Tabelle über die Jahre aktuell gehalten hat, legt beim Verkauf einfach die Datei vor: für die Gewinnermittlung, für Rückfragen des Finanzamts und für die eigene Entscheidung, ob der Zeitpunkt passt.